Factura electrónica
Definición
La factura electrónica es la factura emitida y recibida en formato digital, con la misma validez legal que la factura en papel. Está regulada por la Ley 25/2013 de Impulso de la Factura Electrónica y por el Reglamento de Facturación. En el ámbito de las subvenciones, la factura electrónica es uno de los documentos clave para justificar gastos: tanto la administración como las propias entidades beneficiarias han avanzado mucho en su implantación obligatoria.
Obligatoriedad para facturar a la administración pública: desde 2015, las facturas dirigidas a la AGE y a CCAA o entidades locales adheridas se emiten obligatoriamente en formato electrónico (Facturae) y se entregan a través del Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas (FACe) o equivalentes autonómicos. Personas físicas y pequeñas facturas (bajo 5.000 € en algunas administraciones) tienen excepciones.
Obligatoriedad entre empresas (B2B): la Ley 18/2022 (Crea y Crece) y su normativa de desarrollo extienden la obligación de factura electrónica entre empresas y profesionales con calendario progresivo según facturación. La implantación completa avanza por fases.
Características de la factura electrónica:
- Formato estructurado (XML típicamente, formato Facturae para la AGE) que permite procesamiento automatizado.
- Firma electrónica que garantiza autenticidad e integridad.
- Numeración correlativa según los criterios establecidos para facturas en general.
- Conservación digital durante el plazo legal (mínimo cuatro años, ampliable según normativa).
En subvenciones, la factura electrónica aporta:
- Verificación automática de elegibilidad (importe, fecha, concepto).
- Trazabilidad clara para auditoría.
- Reducción de errores frente a la factura en papel.
El programa Kit Digital incluye factura electrónica como una de sus soluciones para que autónomos y microempresas implanten la emisión digital sin coste propio.
Errores frecuentes en justificación:
- Aportar PDF escaneado de factura en papel como factura electrónica (no son lo mismo: el PDF puede ser un PDF de factura papel firmado, pero no factura electrónica estructurada).
- Confundir factura electrónica con factura simplificada (ticket): no son intercambiables y los gastos relevantes para subvenciones suelen requerir factura completa con todos los datos del proveedor y del destinatario.
- No conservar el archivo original electrónico (XML): conservar solo el PDF impreso no acredita la factura electrónica original.