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La cuenta justificativa es el documento que reúne todo lo presentado por el beneficiario para acreditar el destino de la subvención. Es la modalidad más común de justificación. Combina la memoria de la actividad realizada con el soporte económico que prueba cada gasto y cada pago.
El Real Decreto 887/2006, reglamento de la Ley 38/2003, General de Subvenciones, regula sus modalidades en los artículos 72 y siguientes. La cuenta justificativa típica contiene: memoria de actuación que describe lo realizado, memoria económica con la relación clasificada de gastos e inversiones (concepto, proveedor, importe, fecha), justificantes de gasto (facturas o documentos equivalentes), justificantes de pago que prueban el abono efectivo, una relación detallada de otros ingresos o subvenciones que financien la misma actividad, los presupuestos solicitados cuando proceda, y la carta de pago del reintegro de remanentes no aplicados.
El reglamento prevé varias modalidades según la cuantía. La cuenta justificativa con aportación de justificantes de gasto es la general. Existe una cuenta justificativa simplificada para subvenciones de menor importe, donde basta una relación de gastos sin aportar todas las facturas, aunque la Administración puede requerirlas por muestreo. Para importes mayores se exige cuenta justificativa con informe de auditor inscrito en el ROAC, que es la auditoría de la justificación.
El umbral que activa la auditoría lo fijan las bases reguladoras, no la ley con carácter general. Es frecuente situarlo en torno a los importes que la propia convocatoria considera relevantes. Una cuenta mal ordenada o con gastos no elegibles es la causa principal de reintegro parcial.
Memoria de actuación, memoria económica con la relación de gastos, facturas o documentos equivalentes, justificantes de pago, relación de otros ingresos que financien la actividad y, en su caso, la carta de pago del reintegro de remanentes. Las bases pueden añadir documentos específicos.
En subvenciones de importe reducido, cuando las bases lo prevén. Se presenta una relación de gastos sin aportar todas las facturas. La Administración conserva la facultad de pedir los justificantes por muestreo para comprobar la realidad del gasto.
Cuando las bases reguladoras lo exigen, normalmente para subvenciones de cuantía elevada o cuando lo impone la normativa europea. El auditor debe estar inscrito en el Registro Oficial de Auditores de Cuentas (ROAC).
No. La factura acredita el gasto, pero hay que probar también su pago efectivo con el justificante bancario. Además se necesita la memoria de actuación que demuestre que la actividad subvencionada se ha realizado.