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La memoria económica es la parte de la cuenta justificativa que detalla, con la mayor precisión posible, en qué se ha gastado el dinero subvencionado. Es el núcleo cuantitativo de la justificación: traduce la actividad realizada en una relación ordenada de gastos e inversiones que la Administración puede comprobar.
Su contenido lo regula el Real Decreto 887/2006, reglamento de la Ley 38/2003, General de Subvenciones, y lo concretan las bases reguladoras de cada convocatoria. Para cada partida debe figurar: concepto, identidad del proveedor con NIF, importe con desglose de IVA, fecha de emisión, fecha de pago y referencia al documento justificante. Las bases pueden exigir agrupar los gastos por capítulos preestablecidos como personal, viajes, material o servicios externos, y respetar el desglose de partidas aprobado en la concesión.
El criterio rector es la claridad. Un tercero, sea un auditor o un técnico de la Administración, debe poder reconstruir la trazabilidad completa entre cada euro recibido y cada euro gastado, y enlazar cada apunte con su factura y su justificante de pago. La memoria económica también recoge la relación de otros ingresos o subvenciones que financien la misma actividad, porque la suma de ayudas no puede superar el coste de lo realizado.
Las dudas o los errores en la memoria económica suelen ser la causa principal de reintegros parciales. Imputar gastos fuera del periodo elegible, mezclar partidas, omitir el desglose de IVA cuando no es elegible o no cuadrar los importes con los justificantes son fallos frecuentes. Conviene cumplimentarla a medida que se ejecuta el gasto, no al final del plazo.
Concepto, proveedor con su NIF, importe con desglose de IVA, fecha de emisión de la factura, fecha de pago y referencia al documento que lo justifica. Las bases pueden pedir agruparlos por capítulos.
La memoria de actuación describe qué se hizo y qué objetivos se cumplieron. La memoria económica cuantifica cuánto costó y cómo se pagó. Ambas forman parte de la misma cuenta justificativa y deben ser coherentes entre sí.
Sí. La memoria económica recoge los demás ingresos y subvenciones que financien la actividad, porque la suma de ayudas no puede superar el coste de lo realizado. Omitirlas puede provocar reintegro.
Solo si es un coste real que el beneficiario no puede recuperar. Cuando el IVA es deducible no es gasto elegible. Por eso la memoria debe desglosarlo en cada partida.