Expediente administrativo
Definición
El expediente administrativo es el conjunto ordenado de documentos, actos y trámites que componen un procedimiento administrativo concreto desde su iniciación hasta su archivo. En materia de subvenciones, el expediente recoge la solicitud presentada, la documentación aportada, los requerimientos de subsanación, las alegaciones del interesado, los informes técnicos, la resolución, las notificaciones, la justificación posterior y todas las actuaciones derivadas (recursos, modificaciones, reintegros, etc.).
La Ley 39/2015 del Procedimiento Administrativo Común regula el expediente administrativo electrónico: debe estar foliado, indexado, conservado por la administración durante el plazo exigido por la normativa específica (mínimo cuatro años a contar desde el cierre, más en cofinanciación europea con MRR o FEDER) y accesible para el interesado a través de la sede electrónica o por solicitud expresa.
Cada expediente se identifica con un número de expediente que la administración asigna al iniciar el procedimiento. Ese número es la referencia principal para todas las comunicaciones posteriores: alegaciones, recursos, consultas, justificación. Conservarlo y citarlo en cada interacción acelera enormemente la tramitación.