Archivo del expediente
Definición
El archivo del expediente es el acto administrativo por el que la administración cierra un procedimiento sin entrar a resolver sobre el fondo o tras haberlo resuelto. En el contexto de subvenciones, el archivo puede producirse en varios momentos y por causas distintas:
- Tras un desistimiento del solicitante: la administración declara el desistimiento y archiva.
- Por caducidad del procedimiento: el solicitante no atiende un requerimiento esencial y la administración decreta el archivo.
- Por inadmisión a trámite: la solicitud presenta defectos insubsanables que impiden valorarla.
- Tras la ejecución completa del procedimiento: una vez dictada resolución, realizada la justificación y, si procede, la liquidación.
El archivo no es siempre definitivo: en algunos casos, si se acreditan circunstancias que justifican la reapertura (fuerza mayor en la causa del archivo, error material), cabe recurso para reabrir el expediente.
El archivo del expediente no implica destrucción: la administración debe conservar la documentación durante el plazo establecido por la normativa específica (mínimo cuatro años desde el cierre en régimen general, ampliable a 10 años en programas con cofinanciación europea como MRR o FEDER). Esta conservación es importante porque la administración puede realizar controles a posteriori durante el plazo de prescripción.
Tras el archivo definitivo, el expediente pasa a archivo histórico institucional, donde puede consultarse por solicitud expresa y conforme a la normativa de protección de datos.